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Quel est le rôle d’un syndic de copropriété ?
Chaque copropriété doit être dotée d'un syndic pour l'administrer. Celui-ci est chargé de gérer l’immeuble et d’exécuter les décisions de l’assemblée générale. Il peut s’agir d’un professionnel ou d’un copropriétaire. Quelles sont exactement les missions du syndic ? Que gère-t-il dans l’immeuble ? Quelles sont ses obligations ?
Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale chargée de représenter le syndicat des propriétaires de l’immeuble.
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Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ? Définition
Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale chargée de représenter le syndicat des propriétaires de l’immeuble.
Quelle que soit sa taille, toute copropriété doit avoir un syndic. Élu par un vote en assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue, le syndic est le personnage clé de la copropriété.
La loi lui confie la tâche de :
- Gérer l’immeuble (gestion administrative et financière).
- De l’entretenir.
- Et de veiller à la bonne exécution des décisions prises en assemblée générale.
Le syndic peut être un professionnel mais aussi un bénévole, copropriétaire de l’immeuble. Cette dernière option étant surtout retenue dans les petites copropriétés.
Qu’il soit ou non un professionnel, le syndic n’est ni un salarié de la copropriété, ni un prestataire de services. C’est un mandataire.
Aussi, tout mandat donné au syndic professionnel prend la forme d'un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés. Sa durée maximale est de 3 ans renouvelables.
Le syndic gère la copropriété et les finances de l’immeuble
Outre son rôle de gestionnaire administratif et financier du syndicat des copropriétaires, le syndic est chargé de faire exécuter les décisions de l’assemblée générale. Il tient aussi la comptabilité du syndicat, prépare le budget prévisionnel et est chargé du recouvrement des charges.
Le syndic assure le secrétariat du syndicat des copropriétaires
Le syndic est chargé de tenir à jour la liste des copropriétaires et de conserver les archives de la copropriété.
Il doit par ailleurs immatriculer la copropriété sur un registre spécifique et établir la « fiche synthétique » qui regroupe les données financières et techniques essentielles de la copropriété.
Il lui appartient également de préparer l’ordre du jour des assemblées générales et d’en convoquer une au minimum une fois par an.
Lors de l’assemblée générale, le rôle du syndic professionnel n’est pas passif. Tenu à un devoir de conseil vis-à-vis des copropriétaires, il doit leur signaler quelles sont les règles applicables pour prévenir toute erreur (une erreur de majorité lors d’un vote, par exemple).
C’est lui, en principe, qui rédige le procès-verbal de l’assemblée générale et l’adresse aux copropriétaires opposants et défaillants.
Il est seul chargé d’assurer l’exécution des délibérations de l’assemblée. Il doit les respecter à la lettre, sans aller en deçà, ni au-delà. Si par exemple, des travaux ont été votés, il ne peut pas décider seul d'en faire exécuter des supplémentaires.
Le syndic doit rendre compte de sa gestion chaque année
Une fois par an, qu’il soit ou non professionnel, le syndic doit rendre compte à l’assemblée générale des copropriétaires de sa gestion financière et de l’exécution de sa mission.
Pour que les copropriétaires puissent voter en pleine connaissance de cause, plusieurs documents doivent leur être adressés, au plus tard en même temps que la convocation. Avant l’assemblée générale, le syndic doit permettre au conseil syndical, et à tout copropriétaire qui le souhaite, d’examiner les pièces justificatives de sa comptabilité.
Lors de la présentation des comptes, le syndic demande généralement aussi aux copropriétaires de lui donner quitus, c’est-à-dire d’approuver sa gestion.
Le syndic tient la comptabilité et élabore le budget prévisionnel de la copropriété
Un syndic professionnel administre, en général, plusieurs copropriétés. Il doit, pour chacune d’elles, tenir une comptabilité séparée faisant apparaître la position comptable de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie de ce dernier.
À tout moment de l’année, le syndic doit ainsi être en mesure de présenter au conseil syndical qui lui en fait la demande les documents comptables de la copropriété. Par ailleurs, le syndic est chargé d’établir chaque année le budget prévisionnel (en concertation avec le conseil syndical), afin de pouvoir régler les dépenses courantes qui seront effectuées lors du prochain exercice.
Le syndic réclame les charges auprès des copropriétaires sous la forme de provisions (avances), en principe trimestrielles. C’est également à lui qu’il incombe de recouvrer les charges impayées, en utilisant tous les moyens que la loi met à sa disposition.
Il procède, par ailleurs, aux appels de fonds pour les travaux non compris dans le budget prévisionnel, votés en AG.
Le syndic a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, destiné à recevoir les sommes perçues pour le compte de la copropriété. Seules les petites copropriétés peuvent y déroger.
Nouveau : suite à la loi Elan du 23 novembre 2018
Le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété. Un décret doit venir préciser la liste des documents concernés.
Le syndic doit assurer la sauvegarde de l’immeuble
Le syndic est chargé d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété, notamment en ce qui concerne les modalités d’usage des parties privatives et des parties communes.
Il doit aussi faire respecter la réglementation administrative relative à la tranquillité, la sécurité et la salubrité de l’immeuble. En pratique toutefois, les pouvoirs du syndic sont limités, car il ne peut pas agir en justice, sans y avoir été préalablement autorisé par une décision de l’assemblée générale. Cependant, il peut parfois mettre en œuvre la procédure rapide du référé.
Le syndic doit veiller à l’entretien de l’immeuble
Le syndic est chargé d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien : il doit veiller à la propreté des parties communes et au fonctionnement des éléments d’équipement commun (ascenseur, chauffage…). Il a le pouvoir de signer les contrats nécessaires, notamment ceux d’entretien de ces équipements et ceux de fourniture de l’eau, électricité, combustible…
Il peut, de sa propre autorité, faire effectuer les menues réparations d’entretien courant. Toutefois, son pouvoir d’initiative est limité : sauf en cas d’urgence, les travaux plus importants doivent être autorisés au préalable par l’assemblée générale.
Le syndic doit établir et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble.
Le rôle du syndic dans la mise en place du fonds de travaux
La loi impose, depuis le 1er janvier 2017, la constitution d’un « fonds de travaux », alimenté par une cotisation annuelle des copropriétaires. Le syndic doit ainsi ouvrir, au nom du syndicat, un compte bancaire séparé spécifique, sur lequel il versera les cotisations des copropriétaires à ce fonds.
Le manquement à cette obligation annule le mandat du syndic dans les trois mois suivant sa désignation.
A savoir : des dérogations à cette obligation sont possibles, notamment dans les petites copropriétés.
Le syndic doit faire voter un audit technique de l’immeuble
Depuis le 1er janvier 2017, le syndic a l’obligation de soumettre à l’assemblée générale la possibilité de faire réaliser un Diagnostic Technique Global (DTG) de l’immeuble par un professionnel qualifié. Il doit permettre d’assurer l’information des copropriétaires sur la situation générale de l’immeuble et d’envisager d’éventuels travaux mis en œuvre dans le cadre d’un plan pluriannuel de travaux.
Le syndic a l’obligation de souscrire les assurances de la copropriété
Le syndic doit veiller à assurer la copropriété en responsabilité civile et contre les risques d’incendie ou d’explosion (il est préférable d’assurer à la fois les parties communes et privatives), les dégâts des eaux. La police d’assurance garantissant les dommages causés aux parties communes couvre aussi ceux résultant d’une catastrophe technologique.
Le syndic doit suivre les directives du règlement de copropriété en matière d'assurances, ainsi que celles qui peuvent lui être données par l’assemblée générale, et consulter le conseil syndical si le montant des primes d’assurance dépasse un plafond fixé par l’assemblée. En cas de sinistre, le syndic agit pour obtenir le paiement de l’indemnité due au syndicat des copropriétaires. Chaque copropriétaire doit assurer les risques relatifs à ses parties privatives et à leur occupation. En cas de travaux de bâtiment, le syndic doit souscrire une police dommages-ouvrage.
Le syndic gère les employés de la copropriété
Les salariés de la copropriété (gardien, jardinier…) sont placés sous l’autorité du syndic. Toutefois, ils sont les employés du syndicat des copropriétaires, et non du syndic.
Ainsi, l’assemblée générale est seule compétente pour fixer le nombre d’employés et leur catégorie d’emploi. Le syndic ne peut donc pas embaucher du personnel supplémentaire sans son autorisation.
En revanche, une fois que l’assemblée générale s’est prononcée sur le nombre et la catégorie des employés, c’est au syndic de les embaucher ou de les licencier, et de fixer leurs conditions de travail. Dans ce cadre, il doit tenir compte des usages locaux et des conventions collectives.
Rappelons que la gestion des employés de la copropriété entre dans le cadre de l’administration courante. Le syndic doit, ainsi, établir les bulletins de salaire, et gérer les remplacements des salariés absents (congés, arrêts maladie ou maternité…).
À cet égard, l’Association des responsables de copropriétés (ARC) met en garde contre le fait de confier l’établissement des fiches de paie à des prestataires extérieurs. Cette tâche étant alors facturée à la copropriété, en dehors du forfait de gestion courante.
Les copropriétaires doivent refuser tout honoraire supplémentaire au titre de l’externalisation de la paie, car cette mission entre dans la gestion de base.
Quant au remplacement des salariés absents, l’ARC dénonce aussi comme un abus de la part des syndics, le fait de distinguer entre la gestion des remplacements et l’établissement du contrat de travail des salariés remplaçants. Cette différenciation n’a pas lieu d’être. Le syndic ne peut donc réclamer d’honoraires particuliers pour l’établissement des contrats de travail.
Enfin, le syndic doit aussi établir le document unique d’évaluation des risques pour la santé et la sécurité de ses travailleurs (DUERSST). Ce document s’impose lorsque la copropriété emploie un ou plusieurs salariés. Il recense les risques liés au poste de travail et précise les mesures à prendre pour les supprimer.
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